改善提案でめんどくさいを解消。業務の無駄を省くには？

改善提案ができる人は仕事ができる人です。

そして、その改善提案を受け入れられる人も仕事ができる人。

業務のめんどくさいことや効率悪い無駄なことを減らしていけるようになると、仕事もプライベートも充実させることができます。

その一方で、

「いやいや、自分の業界は・・・」

「いやいや、自分はこういう性格だし・・・」

という言い訳が先に出てしまうくせがある人は、改善提案がいつまでもできないし、受け入れることもできない。

こういう頭が固い人は会社だけでなく、家庭や趣味の人間関係など人生のいろいろなところで損をすると思います。

ほんのちょっとしたことで変えられることはたくさんありますので。

今回は、くだらない常識や先入観を持たずに、もっとこうなったらいいのになぁ、を形にするための改善提案をするための方法や注意点についてお話していきます。

改善提案しないと余計めんどくさい

まず改善提案をするには、現状のどこかを否定しないといけないという大前提を理解してください。

だから、負荷がかかるし、そもそもがめんどくさい。

まずはこの事実を受け入れましょう（笑）

これはどんな優秀な人でも、みんな同じなので安心してください。

いまと同じでいいならそれが一番ラクなわけです。

ただですね、もしかしたら現状維持をするほうがめんどくさいのかもしれないのです。

たとえば、

・見込み客に同じ話を何度もする
・新人に同じ話を何度もする
・繰り返し同じことを言わないといけない

などです。

これの手間を省くことができれば、いいと思いませんか？

つまり、その気になれば、いまのめんどくさいことをなくし「もっとこうなったらいいのになぁ」を形にすることができるかもしれないのです。

どうでしょう。

そう考えると楽しくなってきませんか？

改善提案したくなりましたか？（笑）

では、次に、この改善提案を成功させるためのシステム化、仕組み化、という考え方について、お話していきます。

システム化、仕組み化とは？

どのような問題にもパターンがあります。

１があるから２があり３があるのです。

原因があるから結果が生じます。

つまり、何も原因がないのに結果だけがいきなり発生することはないのです。

その原因さえ突きとめることができれば、事前に対処できます。

この構造を見える化してしまうのです。

そうすれば、具体的なルールを設けることができます。

・新人にマニュアルを見せる
・新規顧客に商品情報を伝える
・覚えておいてもらいたいことは紙に書いて冷蔵庫に貼る

など、決まりごとを作るということです。

これがシステム化、仕組み化の基本的な考え方になります。

人任せだと精神的にしんどくなる

自分でコントロールできない状況は精神的にしんどくなります。

たとえば、

・上司の気分次第
・顧客の気分次第

で、振り回されるような仕事が好きな人はいないと思います。

人任せってめんどくさいんです。

こういうところに、必ず改善すべき点があります。

誰がやっても同じ結果が出るようにしておくのが理想です。

そのためにどうすればいいかというと、決まりごと、ルールを設けるのです。

人は信用しても、仕事は信用しない。

これが鉄則なのです。

どんなに性格がよくて優秀な人でも、悪気なく絶対に忘れることがありますからね（笑）

自分自身への改善提案

また、改善提案を自分自身にするのもいいですね。

改善提案をする人は、自分には甘いくせに、他人に対してキビシイ人が多いです（笑）

でも、じつは、他人に要求する前に自分自身への改善提案のほうが大事だったりします。

たとえば、すごくカンタンなことだと

・家に帰ったらだら～っとするのではなくすぐ部屋着に着替える
・土曜日の午前はトイレ掃除をする

などです。

やったほうがいいことってたくさん見つかると思います。

完璧な人間なんて世の中にいませんし。

だから、こういった簡単なことから、自分の改善を進めていくのです。

普段からやってる人が改善提案すると説得力があるので、他人も聞いてくれやすくなります。

人にあれこれ言う前に、自分を改善することができるか、ということが実は大事なんだということです。

人って、けっこうそういう部分が伝わったりするものですしね。

業務の無駄を省く３ステップ

はい、ここでは業務の無駄を省くための改善提案についてです。

私は自分メディア、自社メディア構築の専門家として活動しています。

具体的には、自分のビジネスを見込み客に分かるように、Web上で表現する作業になります。

Webを使って仕組み化することで、業務の大部分、集客から販売、アフターフォローまでを半自動化しています。

これも自分自身への改善提案と実践をくりかえして、形になっていきました。

要するに、改善と実行を繰り返すと、自分がどんどん楽になるということです。

ぜひ実践してくださいね！

それでは、めんどくさいをなくすための改善提案を考える、具体的な手順をお伝えします。

それは、

１，ボトルネックを発見する
２，プロセスを細分化する
３，実現可能かどうかを精査する

この３ステップです。

仕事は複数のプロセスが連動している

連動のどこかが詰まっていると無駄が生じるので取り除かなければいけません。

スムーズに流れているところはそのままでOK。

どこかに詰まりがあるのです。

その詰まりを取り除いてやることで、全体の流れがよくなるわけです。

たとえば、誰かが仕事を多く抱え込みすぎていて、仕事が止まってしまう、などですね。

その人は責任感があって、がんばり屋で、一生懸命やってるかもしれません。

しかし、全体の効率を落とすボトルネックになっていたりします。

一生懸命やってるからいいわけではないんですね。

定量的な原因、定性的な原因

最初にも言いましたが、改善提案をするということは、否定をすることです。

ですから、言い方にも気をつけないといけません。

詳しくは後述しますが、ロジカルな分かりやすさも必要ですが、相手の感情や性格も踏まえて提案を進めていかないと、せっかくいい提案をしても頓挫してしまうことになります。

ですから、改善提案をする時は、理想を語るのではなく、それが実現可能かどうか、も合わせて考えるべきなのです。

その際に定性面、つまり、感情面の影響についても計算にいれておかないといけないということです。

人間とは、したほうがいいと頭では分かっても、やる気がついてこないと行動しないもの。

だから、理屈で説得しても無駄です。

しっかりと感情面に配慮して、その気になってもらわないといけないのです。

だから、改善提案する時の伝え方がとても重要なのです。

提案書の書き方　３つの注意点

ここでは、具体的な改善提案の伝え方や、文章の書き方についてお伝えしたいと思います。

ここでもポイントは３つです。

１，MEメッセージで伝える
２，いまよりもよくなる可能性を見せる
３，相手にとってのメリットをしっかり伝える

まず大事なことは、相手を否定しないということです。

相手を論理的に否定してやり込めるのではなく、自分が思うことを伝えることが大事です。

自分はこう思う、という言い方ですね。

これをMEメッセージと言います。

誰がどう考えてもここを改善すべきだ、という言い方は上から目線なので、反発を受けてしまいますが、あくまでも自分個人の意見ですから聞いてもらいやすくなります。

大事なのは、なぜそう思うのか、の理由をしっかり伝えること。

そして、そうすることで、相手にどんなメリットがあるのか、を伝えること、です。

提案書にする場合のフォーマットはこんな感じです。

これくらいは言語化しましょう。

繰り返しお伝えしますが、改善することは何かを否定して変えることですから、めんどくさいのです。

ですから、めんどくさい以上にやらないともったいないと思ってもらわないと、せっかくの提案が無駄になってしまいます。

ちなみに、これがうまくなるとセールスも上達します。

ブログやメルマガで商品やサービスが売れるようになっていきます。

聞き方の注意点

次は、改善提案の聞き方の注意点です。

もしあなたが、改善提案をされる側の立場だった場合はこの２点を注意しましょう。

１，必ず感謝の気持ちを伝える
２，話の腰を折らずにすべてを聞く、傾聴する

改善提案するのは、とても勇気がいることです。

ですから、もし耳の痛いことを言われたとしても、その勇気を讃えてあげてください。

そして、感謝の気持ちを伝えるのです。

また、文章ではなく対面で話を聞く場合は、しっかりと傾聴することが大事です。

話の腰を折るのではなく、最後までしっかりと受け止めるのです。

受け止めると受け入れる、は違います。

まずは受け止めるのです。

その上で、その意見に対しての、あなたの意見を言えば意味のあるコミュニケーションになります。

あなたに改善提案をしてくれる存在には感謝しなければいけないと思います。

奥さん、旦那さん、子供、上司、部下、友人など、周りにそういう人がいるということは、幸せなことだと思います。

改善提案のネタの探し方

改善提案とは無理やり探そうとしても見つかるものではありません（笑）

先ほども言ったように、自分が思っていることを伝えないと意味がないのです。

なので、身の回りから見つけてください。

それには、普段から「もっとよくするにはどうしたらいいか？」という問いを自分自身に投げかけることです。

アンテナを張ればいくらでも見つかります。

ざっと切り口を挙げてみたので、参考にしてみてください。

業務の無駄をなくす

・PCの単純作業を早くしたり効率化する
・エクセルにマクロを入れる
・システム化、自動化の仕組み
・縦割り組織の見直し
・だらだらミーティング
・整理整頓・清掃・整頓の3S
・ITツールの運用
・必要なミーティング

プライベートの質を上げる

・家族との時間の過ごし方
・趣味
・お金の使い方
・大事な人への気持ちの伝え方
・生活習慣

ビジネスは改善提案と実行のくりかえしである

そもそもビジネスとは改善提案をして、実行、のくりかえしです。

いくつかの視点で改善すべき理由をお伝えします

セールス力向上

先ほども軽く書きましたが、クライアントに上手に改善提案できる人は、セールスがとてもうまいです。

クライアントに問題点に気づいてもらい、その気になってもらうことができれば、その解決策のために動いてくれるからです。

セールスで成果を出せる方や、ブログやメルマガで成功してる方は、ここを伝えるスキルが非常に高いのです。

収益が上がると気分が上がるし、ムードがよくなります。

他の改善もやりやすくなります。

一人ひとりは優秀なのに集まるとアホが出てくる

有名なのはパレートの法則です。

８：２の法則と言われます。

自然界でもこの法則が見られ、たとえば働きアリのグループをよく観察すると、２割のアリが残りの８割のために一生懸命がんばってるそうです。

おもしろいことに、一生懸命働くアリだけを取り除いたら、またその中の２割が残りの８割の分まで働くそうです。

これが大企業でも当てはまると言われていて、入社時はある程度の優秀な人であっても、集まるとダメ社員が必ず出てくると言われています。

このことは「社会的手抜き」や「リンゲルマン効果」と言われています。

業界で成功する人は先入観を持たない

改善することができない人は、常識に縛られている人です。

◯◯だから無理、という言い訳が出てくる人です。

こういう人は、周囲の足をひっぱるし、本人もジリ貧になってしまいます。

そもそも仕事で大きな成功を収める人は、業界の常識に挑戦した人です。

改善する手前の段階で止まる人は論外

何も実践しないのに批判だけするのは論外です。

「やっても無駄かも・・・」と、やる前から考えてしまうくせがある人は、かなりもったいないと思います。

やってみたら想定外にうまくいくことがあるからです。

先輩起業家から以前に聞いた話で印象に残ってるのが「信じるな、疑うな、確かめろ」という言葉ですが、やってみないと分からないのです。

要するにPDCAのこと

改善提案をして、実行する、というプロセスは、要するにPDCAサイクルを回すということです。

この繰り返しがビジネスです。

これができる人は、どんどん稼げるようになっていくし、自分の時間の自由が増えていくし、家族との時間も増えていくのです。

ビジネスにWebを取り入れると効率が上がる

ビジネスを改善する時は、リアルとWebを組み合わせる視点を持ってみるといいと思います。

リアルだけのビジネスをやってる人は、そこにWeb（ホームページ、SNS、メルマガ、Youtube、LINEなど）を組み合わせられないかと考えてみるのです。

Webだけのビジネスをやってる人は、そこにリアルを組み合わせられないかを考えてみてください。

意外なところにビジネスチャンスが転がっています。

そして、うまくWebを使えば、人を使わなくても、Webで仕組み化できるようになっています。

たとえば、

・一人出版社

といったビジネスも可能です。

今までは大勢の人が集まった組織でなければできなかったことですがが、Webで仕組み化してしまえば、企画、執筆、編集、販売、マーケティングまで一人でビジネスとして成り立たせることができるのです。

ぜひあなたの業務でも「もっとこうなったらいいのになぁ」という思いを大事にしてほしいです。

あなたの周りに何か無駄がないか。

もっと楽になったらいいなと思うことはないか。

繰り返しの単純作業はないか。

夢物語に思えるようなことでも、ちょっとリサーチしてみたら思いの外カンタンに改善できてしまうようなことがあります。

ぜひ自分自身への改善提案をもっと楽しんでみてください。